1 Voorbereidende fase

Vooraleer je aan de slag gaat met de data-input in Flowlab en het opzetten van de nodige modules verzamel je best eerst alle nodige informatie.

We geven hieronder kort samengevat mee welke informatie je nodig hebt om Flowlab juist te kunnen instellen voor jouw gemeente.

De data kan op een later tijdstip steeds gewijzigd of aangevuld worden, doch voor een vlotte start is het verzamelen van de nodige info het handigst.

Algemene informatie

Deze algemene informatie heb je steeds nodig bij het instellen van Flowlab, ongeacht de module.

• Overzicht van de verenigingen die aanvragen kunnen doen.
  • Naam vereniging
  • Adres
  • Mailadres 
  • Website
  • Categorie (deze categorieën bepaal je zelf: ze maken het voor de beheerder gemakkelijker om structuur te brengen binnen zijn verenigingen. De categorieën dienen louter ter gebruik voor de beheerder en hebben verder geen gevolgen binnen Flowlab – bv: sportclubs, jeugdbeweging, cultuur, enz...)
  • Telefoon

• Overzicht van gebruikers: individuele personen die Flowlab actief zullen gebruiken zoals medewerkers van de verschillende diensten binnen het lokaal bestuur en van derde partijen, leden van verenigingen.
  • Naam
  • Voornaam
  • Mailadres
  • Dienst, derde partij of vereniging
  • Voor medewerkers die actief met Flowlab zullen werken als beheerder, dien je ook hun rol te kennen.
• Overzicht van de verschillende diensten binnen het lokaal bestuur die betrokken zijn bij het verwerken van dossieraanvragen binnen Flowlab.
  • Naam
  • Mailadres
• Overzicht van derde partijen die betrokken zijn bij het verwerken van dossieraanvragen binnen Flowlab.
  • Naam
  • Mailadres

Module Evenementen

Deze informatie heb je specifiek nodig voor het juist instellen van de evenementenmodule.

• Overzicht van locaties waar evenementen binnen jullie gemeente kunnen plaatsvinden.
  • Naam locatie
  • Adres
• De dossierflow voor een evenementsaanvraag.

De dossierflow is het geheel van de opeenvolgende stappen binnen een dossier of aanvraag, inclusief de timing van de verschillende stappen. De totale dossierflow omhelst zowel de stappen door de aanvrager als door de dossierbeheerder voor de verwerking van de aanvraag. De dossierflow omvat onder andere:

• de gegevens (basisinformatie) die opgevraagd worden bij de aanvraag, 
• de vragen die gesteld worden binnen de aanvraag, 
• de formulieren die ingevuld moeten worden door de aanvrager, 
• mails, die al dan niet automatisch, verstuurd worden binnen de aanvraag, 
• de stappen die de dossierbeheerder onderneemt om de aanvraag te verwerken en al dan niet goed te keuren.

Module Uitlenen

Deze informatie heb je specifiek nodig voor het juist instellen van de uitleenmodule.

• Overzicht van het beschikbare materiaal.
  • Naam 
  • Omschrijving
  • Aantal stuks in stock
  • Bedrag waarborg
  • Bedrag retributie
  • Foto van het materiaal
• Overzicht van de depots.
  • Naam depot
  • Adres
  • Openingsuren
  • Transportkosten
• Eventuele materiaalcategorieën
• Krijgen alle verenigingen dezelfde voorwaarden of zijn er specifieke privileges of voorrechten om rekening mee te houden? 
  • Oplijsten van de mogelijke privileges of categorieën van gebruikers.

Module Zaalverhuur

Deze informatie heb je specifiek nodig voor het juist instellen van de module zaalverhuur.

• Overzicht van de verhuurbare locaties
  • Eventueel opgesplitst in ruimtes en zones
  • Openingsuren per locatie, ruimte en/of zone
  • Huurprijs
  • Categorieën van activiteiten waarvoor de ruimte beschikbaar is.
• Krijgen alle verenigingen dezelfde voorwaarden of zijn er specifieke privileges of voorrechten om rekening mee te houden? 
  • Oplijsten van de mogelijke privileges of categorieën van gebruikers.