Hoe voeg ik materiaal toe?

Op de pagina Materialen onder de module Uitlenen vind je het overzicht van het toegevoegde materiaal. Vanaf deze pagina kan je het materiaal beheren, toevoegen en zie je welk materiaal zich in welk depot bevindt.

Om materiaal toe te voegen, volg je deze stappen:

• Selecteer de pagina Materialen onder de module Uitlenen.
• Klik rechts boven op Toevoegen.
• Vul de algemene informatie over het materiaal in.
  • Naam 
  • Categorie (deze bepaalde je eerder bij materiaalcategorieën)
  • Omschrijving
  • Eenheid
  • Eventuele koppeling aan evenementen
  • Afbeelding
  • Bugetcodes (bij koppeling met Mercurius)

• Voeg het depot toe waar het materiaal gestockeerd is.
  • Duid aan of dit materiaal opgehaald of geleverd wordt.
    • Opgehaald = opgehaald door aanvrager in het depot
    • Geleverd = geleverd door de dienst aan de aanvrager
  • Stock: geef het aantal stuks in stock in.
  • Maximaal per ontlening: bijvoorbeeld, de aanvrager mag slechts 2 stuks tegelijk uitlenen.
  • Minimum te boeken periode: bijvoorbeeld, de aanvraag is minimum voor 1 dag.
  • Maximum te boeken periode: bijvoorbeeld, het materiaal mag maximum 5 dagen uitgeleend worden.
  • Aantal dagen marge: Wil je dat het materiaal niet direct terug beschikbaar is voor uitleen, nadat het wordt terug gebracht, kan je hier een marge instellen om het materiaal bijvoorbeeld na te kijken of te poetsen.
  • Het materiaal onmiddellijk reserveren bij het indienen van een dossier:
    • Wanneer je deze optie activeert, wordt het materiaal direct gereserveerd bij de aanvraag. Zo is het materiaal niet meer beschikbaar voor een andere gebruiker. Dit betekent niet dat de aanvraag ineens goedgekeurd is.
  • Het materiaal is zichtbaar voor de burger: de burger kan het materiaal uitlenen.
  • Toon stock: dit kan je bepalen via de algemene instellingen en geldt dan voor alle materialen of je kan dit per materiaal aanpassen.
    • Neem over van algemene instellingen
    • Toon aantal in stock: het aantal materialen in stock wordt getoond bij de aanvraag.
    • Verberg aantal in stock: het aantal materialen in stock wordt niet getoond.
  • Limiteer aantal materialen: dit kan je bepalen via de algemene instellingen en geldt dan voor alle materialen of je kan dit per materiaal aanpassen.
    • Neem over van algemene instellingen
    • Limiteer aantal materialen: de aanvrager kan niet meer aantallen aanvragen dan er in stock zijn.
    • Ongelimiteerd aantal materialen uitlenen: de aanvrager kan meer aantallen aanvragen dan er in stock zijn.
  • Limiteer de maximumdatum van uitlenen: bijvoorbeeld, de aanvrager kan het materiaal ten vroegste 5 maanden op voorhand aanvragen.

• Limiteer de minimumdatum van uitlenen: bijvoorbeeld, de aanvrager kan het materiaal ten laatste 7 dagen voor gebruik aanvragen.
• Waarborg aanrekenen
  • per aanvraag
  • per eenheid (per stuk of m², zoals bovenaan bij eenheid ingegeven)
  • per geboekte periode
  • per eenheid en geboekte periode
• Bedrag waarborg
• Retributie (prijs) aanrekenen
  • per aanvraag
  • per eenheid (per stuk of m², zoals bovenaan bij eenheid ingegeven) 
  • per geboekte periode
  • per eenheid en geboekte periode
• Bedrag retributie 
• Klik onderaan rechts op Bewaren.