Welke instellingen zitten vervat onder de module Uitlenen?

Bij de instellingen onder de module Uitlenen stel je een aantal algemene instellingen in betreffende uitleenaanvragen. Dit zijn dus algemene instellingen die gelden voor alle uitleenaanvragen.

• Selecteer Instellingen onder de module Uitlenen in de linkernavigatie:
  • Algemeen
  • Standaard deelnemers van reacties (berichten)
  • Uitleenaanvraag
  • Bufferperiode
  • Transportkosten
  • Deadlines
  • Procesbibliotheek
  • Facturatie

Algemene instellingen

• Formaat volgnummer: Elke uitleenaanvraag krijgt een volgnummer. Hier kan je het formaat van het volgnummer instellen door middel van dynamische velden:
  • %year%
  • %month%
  • %day%
  • %number%
• Keuzelijst verenigingen: Hier bepaal je welke keuzelijst de aanvrager standaard ziet wanneer hij een uitleenaanvraag doet voor een vereniging.
  • Volledige lijst met verenigingen (van alle gemeenten)
  • Initieel alleen verenigingen binnen gemeente met optie 'toon alles'
  • Initieel alleen verenigingen waar je lid van bent met optie 'toon alles'
  • Alleen verenigingen binnen gemeente
  • Alleen verenigingen waar je lid van bent

Standaard deelnemers van reacties (berichten)

• Bepaal wie er standaard als ontvanger ingesteld staat bij het versturen van berichten op dossierniveau bij uitleenaanvragen.
  • Klik op Gebruiker toevoegen of klik op het pijltje om een dienst of derde partij toe te voegen.

Uitleenaanvraag

Hier kan je een aantal standaard zaken instellen betreffende de uitleenaanvraag. Deze instellingen gelden voor alle uitleenaanvragen. (Bij het instellen van het materiaal kan je deze waarden overschrijden.)

• Maximumwaarde waarborg per aanvraag: per materiaal kan je een waarborg instellen, per uitleenaanvraag worden deze waarborgen opgetelde voor de aangevraagde materialen. Wil je dit bedrag beperken tot een maximum? Dan kan je dat hier instellen.
• Organisatoren kunnen de aanvraag ten vroegste indienen: hier bepaal je voor alle uitleenaanvragen hoe lang op voorhand een aanvraag gemaakt kan worden.
• Toon stock: bepaal of een aanvrager de aantallen in stock kan zien of niet.
• Het koppelen van een evenement aan de uitleenaanvraag is verplicht: activeer deze optie wanneer materiaal enkel aangevraagd kan worden, tesamen met een evenement.
• Limiteer aantal materialen: activeer deze optie wanneer je wil dat de aanvrager niet meer materiaal kan aanvragen dan er in stock is.
• Burger kan een dossier annuleren: activeer deze optie wanneer je wil dat de aanvrager zijn aanvraag mag annuleren.
• Burger kan een dossier verwijderen: activeer deze optie wanneer je wil dat de aanvrager zijn aanvraag mag verwijderen. Eens de aanvraag ingediend werd, kan deze niet meer verwijderd worden door de aanvrager.

Bufferperiode

De bufferperiode bepaalt hoeveel tijd op voorhand materiaal afgehaald kan worden in het depot en binnen de hoeveel tijd het materiaal terug gebracht moet worden naar het depot.

• Pas een bufferperiode toe voor het ophaal- of levermoment: hier bepaal je hoeveel dagen op voorhand materiaal opgehaald kan worden in het depot (of wanneer het materiaal door de dienst geleverd kan worden bij de aanvrager). 
• Pas een bufferperiode toe voor het ophaal- of terugbrengmoment: hier bepaal je binnen de hoeveel tijd materiaal terug gebracht moet worden naar het depot (of wanneer het materiaal door de dienst terug opgehaald wordt bij de aanvrager).
• Per aangemaakt privilegeniveau kan je dit apart instellen (in dit geval voor groep A en groep B)

Transportkosten

Hier kan je per levering een basistransportkost ingeven, geldig voor alle uitleenaanvragen. Bij het instellen van depots kan je deze instelling overschrijven.

Deadlines

Via de instellingen onder de module Uitlenen bepaal je de deadlines voor een uitleenaanvraag.

• Deadline voor het indienen van een uitleenaanvraag: Deze termijn bepaalt wanneer het dossier ten laatste ingediend moet zijn om verwerkt en goedgekeurd te kunnen worden. Het dossier moet ten laatste x-tijd voor de uitleenaanvraag ingediend zijn.
  • Aan deze deadline kan je acties en herinneringen koppelen. Bijvoorbeeld Stuur een mail 1 dag voordat de dealine verloopt en het dossier nog niet werd ingediend.
• Deadline voor de behandeling van een uitleenaanvraag: Deze termijn bepaalt wanneer het dossier ten laatste behandeld moet zijn alvorens de uitleenaanvraag start.
• Deadline voor het annuleren van een uitleenaanvraag: Wanneer de burger een aanvraag mag annuleren, kan het handig zijn hiervoor een termijn te bepalen. Dat doe je hier. Bijvoorbeeld de burger kan tot 10 dagen op voorhand annuleren.

Procesbibliotheek

Hier bepaal je of de ingegeven dossierflow van de module Uitlenen gedeeld mag worden in een overkoepelende procesbibliotheek met andere gemeenten die Flowlab gebruiken.

Facturatie

De instellingen voor facturatie kan je ook instellen bij de Basisdata. Heb je verschillende modules waarvoor verschillende instellingen qua facturatie gelden, dan kan je de basisinstellingen per module overschrijden.

• Vervaldatum factuur
• Betalen voor of na start uitleenaanvraag

Klik onderaan rechts op Bewaren om alle instellingen voor de module Uitlenen te bewaren.