Waar beheer ik uitleenaanvragen?

Het overzicht van dossiers van uitleenaanvragen vind je terug onder Uitleenaanvragen bij de module Uitlenen in de linkernavigatie. 

Welke info is zichtbaar in het dossieroverzicht van uitleenaanvragen?

Via Uitleenaanvragen zie je het dossieroverzicht van alle aanvragen om materiaal uit te lenen. Via dit overzicht kan je de te verwerken aanvragen opvolgen, goed- of afkeuren.

• Selecteer Uitleenaanvragen bij de module Uitlenen in de linkernavigatie of klik op de drie bolletjes achteraan Uitlenen en kies voor Uitleenaanvragen.
• Per dossier (aanvraag) zie je hier de beknopte info:
  • Naam:
    • De naam of titel van de aanvraag
    • Dossiernummer
  • Periode: De data van gebruik aangevraagd materiaal, met vermelding van start- en einduur.
  • Status: de status van het dossier.
    • Gegevens onvolledig: de gebruiker is een aanvraag gestart en heeft al enkele gegevens ingevuld.
    • In behandeling: de gebruiker heeft de aanvraag ingediend.
    • Goedgekeurd: het dossier werd goedgekeurd door de dossierbeheerder.
    • Goedgekeurd met wijzigingen: het dossier werd goedgekeurd door de dossierbeheerder, na een aantal wijzigingen.
    • Afgekeurd: het dossier werd afgekeurd door de dossierbeheerder.
    • Geannuleerd door burger: het dossier werd geannuleerd door de gebruiker.
    • Geannuleerd door gemeente: het dossier werd geannuleerd door de dossierbeheerder.
  • Toegewezen aan: wanneer een dossier aan een bepaalde medewerker wordt toegewezen, zie je hier de initialen staan.
  • Aanvrager: de naam van de burger of de vereniging die de aanvraag doet.
  • Logistiek:
    • Leveren: hier zie je de datum en het uur waarop de aanvrager het materiaal komt ophalen in het depot of waarop de levering dient te gebeuren.
    • Ophalen:  hier zie je de datum en het uur waarop de aanvrager het materiaal terug zal brengen naar het depot of waarop het terug opgehaald dient te worden.
  • Materiaal gevraagd/toegewezen: het cijfer geeft weer hoeveel materialen gevraagd werden en hoeveel er toegewezen werden. Dit kan bij de aanvraag zelf nog aangepast worden.
  • Conflict*: dit cijfer toont of er conflicten zijn binnen de aanvraag of in combinatie met andere aanvragen. 
    • Bijvoorbeeld er zijn 20 stoelen in stock en er worden er 30 gevraagd. Dit zorgt voor een conflict binnen de aanvraag. 
    • Of op dezelfde dag worden door 2 verschillende verenigingen stoelen aangevraagd, waardoor de stock overschreden wordt. 
    • *Vele conflicten worden vermeden door bij de instellingen aan te duiden dat het aantal materialen gelimiteerd wordt, zo kan er niet meer aangevraagd worden dan er in stock beschikbaar is.