Hoe verwerk ik een verhuuraanvraag?

Om verhuuraanvragen te verwerken, volg je volgende stappen:

• Selecteer de Verhuuraanvragen bij de module Zaalverhuur in de linkernavigatie of klik op de drie bolletjes achteraan Zaalverhuur en kies voor Verhuuraanvragen.
• Per dossier (aanvraag) zie je hier, in het overzichtsscherm de beknopte info.
• Open het gewenste dossier door op de naam te klikken.

Wanneer je het dossier opent, zie je alle informatie gebundeld over deze aanvraag.

• Bovenaan zie je een vak met de titel van het dossier.
  • Label toevoegen: hier kan je kiezen om een label toe te voegen aan het dossier (afhankelijk van jullie interne werkwijze)
  • Knop Opties (deze functionaliteiten bespreken we verderop)
    • Status wijzigen
    • Toewijzen aan
    • Verwijderen
  • Daaronder zie je verschillende tabbladen: algemeen, dossierflow, facturen, berichten, bijlagen en historiek. Deze tabbladen helpen je bij het verwerken van de informatie betreffende de aanvraag.

Tabblad Algemeen Verhuuraanvraag

Op het tabblad Algemeen zijn verschillende kaders met informatie zichtbaar. 

• Algemeen: hier zie je algemene informatie over het dossier zoals door de aanvrager ingegeven:
  • Naam van het dossier
  • Dossiernummer
  • In behandeling door (wanneer je het dossier toewijst aan een collega, komt zijn naam hier te staan)
  • Status: de status van het dossier
    • Gegevens onvolledig: de gebruiker is een aanvraag gestart en heeft al enkele gegevens ingevuld.
    • Gegevens volledig: de gebruiker is een aanvraag gestart en heeft alles ingevuld, maar nog niet ingediend.
    • In behandeling: de gebruiker heeft de aanvraag ingediend.
    • Goedgekeurd: het dossier werd goedgekeurd door de dossierbeheerder.
    • Afgekeurd: het dossier werd afgekeurd door de dossierbeheerder.
    • Geannuleerd door burger: het dossier werd geannuleerd door de gebruiker.
    • Geannuleerd door gemeente: het dossier werd geannuleerd door de dossierbeheerder.
  • Type: reservatie of seizoensreservatie
  • Type activiteit: de activiteitscategorie zoals aangeduid door de aanvrager.
  • Omschrijving: de aanvrager kan een omschrijving invullen.
  • Aangevraagd door: hier zie je de naam van de persoon die de aanvraag deed.
  • Consumentengroep: indien er een consumentengroep van toepassing is zie je hier welke.
  • Opmerking: de aanvrager kan een opmerking invullen.
  • Privilegeniveau: indien er een privilegeniveau van toepassing is zie je hier welk.
  • Verwacht aantal personen: indien er een aantal personen werd ingegeven door de aanvrager, worden ze hier weergegeven.
• Contactpersoon: hier zie je de contactinformatie van de persoon die als contactpersoon werd aangegeven.
• Vereniging of particulier: hier zie je de contactinformatie van de vereniging of de particulier waarvoor de aanvraag werd gedaan.
• Huurperiode*: hier zie je een overzicht van de gevraagde tijdsloten voor verwerking.
  • Locatie met bepaling van de ruimte / zone
  • Start- en einddatum met vermelding van start- en einduur
  • Status van de aangevraagde tijdsloten
  • Waarschuwing / conflict
  • Prijs
• Extra opties: extra's die geboekt werden bij de locatie zie je hier.

Tabblad Dossierflow Verhuuraanvraag

Onder het tabblad dossierflow krijg je een overzicht van de acties die aan het dossier hangen, afhankelijk van hoe de flow bij jullie in de module werd ingesteld.

In dit voorbeeld heeft de gebruiker (de burger) een automatische mail ontvangen na het indienen van de verhuuraanvraag. Via de knop Toon e-mail kan je de verstuurde mail bekijken.

De acties die je bij de dossierflow terugvindt, kunnen bij jullie verschillen afhankelijk van wat de procedurebeheerder ingesteld heeft als aanvraagflow van het dossier.

Tabblad Facturen Verhuuraanvraag

Zodra er tijdsloten aangevraagd worden bij zaalverhuur, vind je in het tabblad Facturen bij een verhuurvraag de aangemaakte factuur terug. Hoe je deze factuur daarna verwerkt of aanpast, lees je in het artikel Hoe verwerk ik facturen bij zaalverhuur?

Tabblad Berichten Verhuuraanvraag

Via het tabblad Berichten kan je makkelijk communiceren over het dossier met de aanvrager en andere diensten of derde partijen.

Heb je meer informatie nodig over het dossier of wil je de aanvrager een vraag stellen over zijn dossier, dan kan je hier de knop Bericht verzenden gebruiken. 

Het overzicht van de verstuurde berichten is daarna hier beschikbaar, onder het tabblad Berichten.

Meer over de algemene werking van berichten lees je hier.

Tabblad Bijlagen Verhuuraanvraag

Wanneer er bijlagen werden toegevoegd aan de verhuuraanvraag, vind je in het tabblad Bijlagen hiervan een overzicht.

Hoe voeg ik een bijlage toe aan een verhuuraanvraag?

• Klik rechts in het scherm onder het tabblad Bijlagen op Toevoegen.
• Bestand: Voeg het bestand toe
• Type: Hier bepaal je het type bestand dat je als bijlage toevoegt.
  • Beslissing
  • Advies
  • Nota
  • Extra voorwaarden
• Relevant voor de toekomst: Duid aan of deze bijlage ook voor volgende verhuuraanvragen relevant is.
• Nota's: Hier kan je meer informatie geven over de bijlage.
• Zichtbaar voor: Bepaal voor wie deze bijlage zichtbaar  is. Wil je dat de aanvrager deze bijlage kan raadplegen, duid dan zeker Burger aan.
• Klik rechts onderaan op Bewaren.

Hoe bewerk of verwijder ik een bijlage bij een verhuuraanvraag?

• Klik in het tabblad Bijlagen bij een verhuuraanvraag op de drie bolletjes achteraan een bijlage.
• Kies voor bewerken of verwijderen.

Tabblad Historiek Verhuuraanvraag

In het tabblad historiek bij een verhuuraanvraag zie je welke wijzigingen er wanneer gebeurd zijn in een dossier. Zowel de aanpassingen door de gemeente (dossierbeheerder) als door de burger (de aanvrager) worden vermeld.

Hoe wijzig ik de status van een verhuuraanvraag? Hoe keur ik een aanvraag goed of af?

• Om de status van een verhuuraanvraag te wijzigen, klik je bij een verhuuraanvraag rechts (boven) in je scherm op de knop Opties.
• Selecteer Status wijzigen.
• Kies de gewenste optie voor dit dossier:
  • Goedgekeurd: De volledige aanvraag wordt goedgekeurd.
  • Afgekeurd: Het dossier is afgekeurd.
• Klik daarna onderaan rechts op Status wijzigen.