Welke instellingen zitten vervat onder de module Zaalverhuur?

Bij de instellingen onder de module Zaalverhuur stel je een aantal algemene instellingen in betreffende verhuuraanvragen. Dit zijn dus algemene instellingen die gelden voor alle verhuuraanvragen.

• Selecteer Instellingen onder de module Zaalverhuur in de linkernavigatie:
  • Algemeen
  • Verhuuraanvraag
  • Standaard deelnemers van reacties (berichten)
  • Deadlines en annuleren
  • Facturatie

Algemene instellingen

• Reservaties zijn actief: bepaal of een aanvrager een losse reservatie kan maken of niet.
• Seizoensreservaties zijn actief: bepaal of een aanvraag een seizoensreservaties kan maken of niet.
• Keuzelijst verenigingen: Hier bepaal je welke keuzelijst de aanvrager standaard ziet wanneer hij een verhuuraanvraag doet voor een vereniging.
  • Volledige lijst met verenigingen (van alle gemeenten)
  • Initieel alleen verenigingen binnen gemeente met optie 'toon alles'
  • Initieel alleen verenigingen waar je lid van bent met optie 'toon alles'
  • Alleen verenigingen binnen gemeente
  • Alleen verenigingen waar je lid van bent

Verhuuraanvraag

Hier kan je een aantal standaard zaken instellen betreffende de verhuuraanvraag. Deze instellingen gelden voor alle verhuuraanvragen. (Bij het instellen van de locaties kan je sommige van deze waarden overschrijden.)

• Pas een bufferperiode toe voor de tijdsloten: 
  • de eerste datum na vandaag: hiermee bepaal je wanneer de aanvraag ten vroegste kan starten, bijvoorbeeld vandaag kan een zaal ten vroegste over 10 dagen gereserveerd worden.
  • de tweede datum na vandaag: hiermee bepaal je hoe lang op voorhand een zaal gereserveerd kan worden, bijvoorbeeld vandaag kan een zaal maximaal over een jaar gereserveerd worden.
• Pas een limiet toe voor tijdsloten: hier geef je een einddatum in voor reservaties, bijvoorbeeld voor een werking die gelijk loopt met het schooljaar kan je hier 30/6/20xx ingeven. (Deze datum dien je dan wel elk schooljaar aan te passen.)
• Toon vereniging in dagbezetting: bepaal of de naam van de vereniging zichtbaar is bij de dagbezetting voor burgers.
• Gebruik geoptimaliseerde prijsberekening in seizoensreservatie
• Gebruik ruimtecapaciteit: Activeer deze optie indien je wenst dat bij het boeken van een zaal rekening wordt gehouden met het aantal personen.
• Uitgebreide locatieselector: activeer deze optie als je ook afbeeldingen van de locatie wil tonen bij de selectie van een locatie.

Standaard deelnemers van reacties (berichten)

• Bepaal wie er standaard als ontvanger ingesteld staat bij het versturen van berichten op dossierniveau bij verhuuraanvragen.
  • Klik op Gebruiker toevoegen of klik op het pijltje om een dienst of derde partij toe te voegen.

Deadlines en annuleren

Via de instellingen onder de module Zaalverhuur bepaal je de deadlines voor een verhuuraanvraag.

• Een burger kan een dossier annuleren: bepaal of een burger zijn verhuuraanvraag kan annuleren of niet.
• Er is een deadline voor annuleren van dossiers: indien een burger zijn aanvraag kan annuleren, kan je hiervoor ook een deadline instellen.
  • Geef het aantal dagen in om de deadline annulatie in te stellen.
  • Bepaal of annulatie ook mogelijk is wanneer de deadline verlopen is.
  • Bepaal of de huurprijs aangerekend wordt of niet bij annulatie na de deadline.
• Een burger kan tijdsloten annuleren: bepaal of een burger aangevraagde tijdsloten (een deel van het dossier) mag annuleren of niet.
• Er is een deadline voor annuleren van tijdsloten: indien een burger tijdsloten kan annuleren, kan je hiervoor ook een deadline instellen.
  • Geef het aantal dagen in om de deadline annulatie in te stellen.
  • Bepaal of annulatie ook mogelijk is wanneer de deadline verlopen is.
  • Bepaal of de huurprijs aangerekend wordt of niet bij annulatie na de deadline.
• Een burger kan een dossier verwijderen: bepaal of een burger zijn verhuuraanvraag kan verwijderen of niet. Enkel aanvragen die nog niet ingediend werden, kunnen dan verwijderd worden.

Facturatie

De instellingen voor facturatie kan je ook instellen bij de Basisdata. Heb je verschillende modules waarvoor verschillende instellingen qua facturatie gelden, dan kan je de basisinstellingen per module overschrijden.

• Vervaldatum factuur
• Betalen voor of na start verhuuraanvraag
• Indien er een koppeling voor jullie gemeente werd gemaakt met een boekhoudpakket zoals Mercurius, kan je de instellingen hiervoor terugvinden bij de instellingen van de desbetreffende module, zoals hierboven op de afbeelding getoond.

Klik onderaan rechts op Bewaren om alle instellingen voor de module Zaalverhuur te bewaren.