Hoe verdeel ik een locatie in zones?

Voor de module zaalverhuur creëer je een overzicht van alle locaties die je ter beschikking wil stellen om te verhuren. Bijvoorbeeld: culturele centra, vaste feestzalen, vaste openlucht plaatsen, bibliotheek, musea, enzovoort.

Om een locatie volledig in te stellen voor zaalverhuur doorloop je de volgende stappen:

Locatie toevoegen
Locatie onderverdelen in te verhuren ruimtes
Ruimtes eventueel onderverdelen in te verhuren zones
Privilegeniveaus en consumentengroepen bepalen per zone of ruimte indien nodig

Locaties > ruimtes > zones

Je hebt dus als eerste locaties: dit is het gebouw dat het adres draagt. Dan ga je de ruimtes indelen, bijvoorbeeld: een sporthal (locatie) die een verhuurbare vergaderzaal (ruimte) en polyvalente sportzaal (ruimte met verschillende zones) heeft. We gebruiken de sportzaal verder als voorbeeld, want die is nog verder verdeeld in zones. Zo kan je bijvoorbeeld tegelijktijdig de linkerkant van de sportzaal met tennisnet verhuren aan de tennisclub en de rechterkant van de zaal aan de atletiekclub.

Een derde zone zou dan de volledige sportzaal kunnen zijn, bijvoorbeeld voor een fuif, waar je dan natuurlijk de tennishelft of atletiekhelft van de zaal niet meer kan verhuren. Dat lossen we op met zoneconflicten, die bepalen dat wanneer in dit geval de volledige sportzaal verhuurd wordt, de helften voor tennis of atletiektoepassingen op die dag(en) niet meer openstaan.

Je hoeft ook niet voor elke ruimte een zone te hebben, maar je kan dit dus steeds toevoegen als de situatie erom vraagt (zoals ons voorbeeld hierboven).

Stap 1: Voeg de locatie toe

Locaties voeg je toe door de volgende stappen te volgen:

Klik in de linkernavigatie onder Basisdata op Locaties.
Klik rechtsboven op Toevoegen.
Vul de algemene informatie in.
Duid het type locatie aan.
Vink bij instellingen de optie Deze locatie kan gehuurd worden in de module Zaalverhuur aan. Deze optie is enkel beschikbaar als je de module zaalverhuur hebt aangekocht en geeft extra functies aan de locatie om deze in te stellen voor verhuur.
Klik onderaan op Bewaren.

Stap 2: Voeg ruimtes toe aan de locatie

Je maakt per locatie ruimtes aan om deze beschikbaar te kunnen stellen voor verhuur.

Hoe voeg je een ruimte toe aan een locatie?

Nadat je de locatie hebt toegevoegd, kom je terug op het overzichtsscherm van locaties terecht.

Zoek de locatie die je verder wil instellen op in de lijst.
In kolom 3 zie je of de locatie ingesteld staat als verhuurbaar of niet verhuurbaar.
Klik op Geen ruimtes in kolom 4.
Klik vervolgens rechts bovenaan op Toevoegen.

Hier vul je de algemene info in van de ruimte die je wil opsplitsen in zones.
- Naam ruimte
- Duid hier aan dat deze ruimte verder is verdeeld in zones
- Omschrijving
- Eventueel een afbeelding
- Duid aan voor welke activiteitscategorieën de ruimte en bijgevolg de zones beschikbaar zijn
Klik op Bewaren

Stap 3: Voeg zones toe aan de ruimte

Je maakt per ruimte zones aan om deze beschikbaar te kunnen stellen voor verhuur.

Hoe voeg je een zone toe aan een ruimte?

Nadat je de ruimte hebt toegevoegd, kom je terug op het overzichtsscherm van de ruimtes per locatie terecht.

Zoek de ruimte die je verder wil onderverdelen in zones.
Klik op Geen zones in kolom 2.
Klik vervolgens rechts bovenaan op Toevoegen.

Algemene info instellen

Vul de naam van de zone in.
Duid aan of deze zone zichtbaar is voor de aanvrager of niet.
- Niet elke zone is continu beschikbaar voor verhuur, maar dat betekent niet dat je de gegevens ervan wilt verwijderen. Met deze knop kun je een zone onzichtbaar maken voor het publiek, terwijl deze wel zichtbaar blijft voor de gemeente. Zo kun je de zone op een later moment eenvoudig aanpassen of weer beschikbaar maken voor verhuur.
Geef de zone een duidelijke omschrijving zodat de aanvrager zich een goed beeld kan vormen.
Bij toegankelijkheid kan je vermelden of de ruimte toegankelijk is voor rolstoelgebruikers of niet.
Vul het aantal toegelaten personen in.
- Het aantal toegelaten personen wordt direct gekoppeld aan de aanvraag van de burger. Als de capaciteit van een zone lager is dan het aantal personen dat de burger wenst te ontvangen voor zijn activiteit, wordt deze zone niet getoond in de opties. Dit zorgt ervoor dat alleen geschikte zones worden voorgesteld, passend bij de grootte van het evenement of de activiteit.
Je kan een afbeelding of foto van de zone toevoegen.

Huurperiodes

Hier kan je kiezen hoe je de verhuurbare tijd indeelt. Je kan als gemeente zelf een vaste huurperiode van bijvoorbeeld 1 uur kiezen. De burger kan dan kiezen om per uur de zone te huren.

Kies voor de optie Per tijdseenheden.
Duid de gewenste periode aan:
- per x-aantal uren
- per dag
Je kan ook de keuze geven tussen meerdere tijdseenheden door er nog extra toe te voegen via Voeg tijdseenheid toe.
Kies voor Specifieke tijdslots als de burger zelf mag kiezen hoelang hij de zone wil huren.

Opening verhuur

Hier kan je voor de zone instellen welke openingsuren er zijn - waarbinnen de burger dan zijn huurperiode kan kiezen.

Wanneer meerdere zones dezelfde openingsuren hebben, kan je werken met de optie Sjabloon. Dit sjabloon dien je eerst in te stellen via de module Zaalverhuur.
Selecteer Op maat om per zone specifieke openingsuren in te stellen.
Vul de openingsuren in de kalender aan via Uren toevoegen.
Om sluitingsdagen toe te voegen, klik je op Uitzondering toevoegen.
- Deze optie is bedoeld voor dagen waarop de locatie niet gehuurd kan worden.

Prijzen

Hier stel je de standaardprijs voor de zone in.
De tijdseenheid zal automatisch dezelfde zijn als hetwelk je onder Huurperiode hebt ingesteld.
Je kan kiezen om de prijs te bepalen
- per eenheid
- per staffel
  - Met staffelprijzen of bulkprijzen kan je bepalen hoe meerdere uren of dagdelen worden aangerekend. Je kan hiermee dus vermindering of korting geven wanneer een bepaald aantal uren of dagdelen tesamen geboekt worden.
  - per staffel (prijs per eenheid): hierbij bepaal je vanaf hoeveel uren de prijs per uur wijzigt. Bijvoorbeeld vanaf 5 geboekte uren is de uurprijs 3 euro in plaats van 5 euro.
  - per staffel (prijs per staffel): hierbij bepaal je hoeveel je betaalt per staffel of blok van uren. Bijvoorbeeld 5 geboekte uren is 20 euro.

Je kan de prijzen per zone nog verder specifiëren per vereniging of gebruikerscategorie. Hiervoor stel je privilegeniveaus en consumentengroepen in. Hoe je dit doet, vind je hier.

Zoneconflicten

Via zoneconflicten kan je aanduiden welke andere zones op dezelfde locatie niet op hetzelfde tijdstip kunnen gehuurd worden.

Hiervoor dien je eerst alle zones die bij de ruimte en/of locatie horen aan te maken.

Eens aangemaakt, kan je hier op Voeg zone toe klikken en de zone die niet samen verhuurd mag worden selecteren.

Automatisch reserveren

Hier bepaal je of reservatie automatisch gereserveerd worden bij de aanvraag of niet. Dit kan je zowel voor losse reservaties als voor seizoensreservaties instellen.

Wat betekenen de verschillende opties bij automatisch reserveren?

Automatisch: Het gevraagde tijdslot wordt als in behandeling aangeduid. De agenda wordt hierbij niet als bezet aangeduid voor andere aanvragen. Er kan dus voor hetzelfde moment nog een aanvraag gebeuren.
In behandeling: Het gevraagde tijdslot wordt als in behandeling aangeduid. De agenda wordt hierbij niet als bezet aangeduid voor andere aanvragen. Er kan dus voor hetzelfde moment nog een aanvraag gebeuren.
Weigeren: Het gevraagde tijdslot wordt automatisch geweigerd. Dit kan bijvoorbeeld ingezet worden als je de ruimte enkel voor losse reservaties wil gebruiken of enkel voor seizoensreservaties. De andere optie wordt dan automatisch geweigerd.
In optie: Het gevraagde tijdslot wordt als bezet aangeduid in de agenda na aanvraag. Er kan dus geen tweede aanvraag voor hetzelfde tijdslot gedaan worden.
Goedgekeurd: Het gevraagde tijdslot wordt automatisch op goedgekeurd gezet. De agenda wordt als bezet aangeduid voor andere aanvragen.