Hoe deel ik een formulier met signed links?

Formulieren kunnen, via een signed link, gedeeld worden met personen met of zonder Flowlab-account om deze in te vulllen.

Een formulier gedeeld via een signed link kan je met andere woorden invullen zonder aangemeld te hoeven zijn in Flowlab.
Zolang deze link geldig is, kan iedereen met deze link het formulier openen en invullen.
Een formulier kan manueel gedeeld worden of automatisch gestuurd worden via het systeem van triggers en acties.

Een formulier manueel delen

Om een formulier te delen klik je in een evenement, onder het tabblad formulieren, het gewenste formulier open.

Klik rechts bovenaan op Opties.
Selecteer Delen.

Via deze optie kan je kiezen met wie je het formulier wilt delen.

Je hebt volgende mogelijkheden bij het bepalen van de ontvangers:

Alle administratiebeheerders
Alle procedurebeheerders
Alle dossierbeheerders van een dossierstroom
Alle dossierraadplegers van een dossierstroom
Algemeen adres van een dienst
Alle gebruikers van een dienst
Algemeen adres van een derde partij
Alle gebruikers van een derde partij
Alle leden van de betrokken vereniging
Toegewezen gebruikers
Indiener van het dossier
E-mailadres

Verder bepaal je:

Het onderwerp en de inhoud van de mail.
De vervaldatum van de link. Dit is uit veiligheidsoverwegingen, om het risico op ongeoorloofde toegang tot het formulier te verlagen.
Of er al dan niet extra dossierinformatie moet worden weergegeven.
- Dit gaat over het al dan niet tonen van de algemene informatie van een dossier.
Klik rechts onderaan op Verzenden.

De link naar het formulier wordt automatisch aan de mail toegevoegd via een knop 'Formulier openen' en met een tekstuele link.

De ontvangers krijgen dan volgende mail aan:

Gebruikers die ingelogd zijn op Flowlab, zullen in Flowlab terecht komen om het formulier in te vullen zoals normaal.

Personen die niet ingelogd zijn op Flowlab, krijgen het formulier te zien, al dan niet met de extra dossierinformatie erbij.

Formulier gedeeld met Toon dossierinformatie aangevinkt.

Formulier gedeeld zonder dossierinformatie.

Een formulier delen via triggers en acties

Er kunnen ook formulieren gedeeld worden via acties. Zo kan je bijvoorbeeld instellen dat wanneer een formulier wordt toegevoegd aan een evenement, dit automatisch wordt gedeeld.

Selecteer Formulieren onder Evenementen in de linkernavigatie.
Kies het formulier waar je de actie aan wil hangen en klik achteraan op de drie bolletjes, selecteer Triggers en acties bewerken.
Kies de systeemtrigger waaraan je de actie Formulier delen wil koppelen of stel een manuele trigger in.
Via Actie toevoegen, kies je voor Formulier delen.

Geef de actie een naam.
Kies het formulier dat je wil delen.
Duid aan of deze actie zich manueel of automatisch afspeelt.

Hierna kan je kiezen met wie je het formulier wilt delen.