Hoe voeg ik triggers en acties toe aan een formulier?

Afhankelijk van jullie bepaalde dossierflow bij een evenementsaanvraag kan het nodig zijn om triggers en acties aan formulieren te hangen, zodat er bijvoorbeeld automatisch een mail verstuurd wordt na het indienen van het betreffende formulier.

Om triggers en acties toe te voegen aan een formulier, volg je deze stappen:

• Selecteer Formulieren onder de module Evenementen in de linkernavigatie.
• Klik bij het gewenste formulier op de drie bolletjes achteraan.
• Selecteer Triggers en acties bewerken.

• Klik op de knop Trigger toevoegen.
• Kies voor Systeem.
• Vink de triggers waaraan je een actie wil koppelen aan voor dit formulier.
  • Het systeem voegt het formulier toe aan dit dossier.
  • Het formulier wordt ad hoc toegevoegd aan een dossier.
  • De eigenaar dient het formulier in.
  • De status van het formulier werd aangepast.
  • De status van het formulier werd aangepast naar 'Positief met voorwaarden'.
  • De status van het formulier werd aangepast naar 'Goedgekeurd'.
  • De status van het formulier werd aangepast naar 'Afgekeurd'.
  • De status van het formulier werd aangepast naar 'Vul in'.
  • Deadline verlopen.
  • Herinnering geactiveerd.
  • Een gebruiker werd toegewezen aan het formulier.
  • Advies gegeven.
• Klik rechts onderaan op Bewaren.

• De geselecteerde systeemtriggers staan nu in het overzichtsscherm bij Triggers en acties bewerken.
• Klik op de knop Actie toevoegen in de rechterkolom om een actie te koppelen aan de nodige systeemtriggers.

• Kies de gewenste actie bij de geselecteerde trigger. 
  • To-do
  • E-mail
  • Bericht
  • Wijzig status
  • Toewijzen
  • Document toevoegen
  • Formulier ad-hoc toevoegen
  • Formulier delen
  • Wijzig labels

• Afhankelijk van de gekozen actie verschijnt een volgend scherm om de actie in te stellen.
• Hierbij zijn er telkens 2 tabbladen om in te vullen:
  • Algemeen: hier vul je algemene informatie in over de actie.
    • Je geeft de actie een naam zodat de dossierbeheerder weet waarvoor de actie bedoeld is.
    • Je kies of de actie zich manueel of automatisch afspeelt.
      • Manueel: de dossierbeheerder dient de actie aan te duiden (te activeren) om deze uit te voeren.
      • Automatisch: het systeem voert de actie automatisch uit zodra de trigger zich voordoet.
  • Voorwaarden: deze zijn optioneel in te vullen. Wanneer je hier niets invult, zal de actie uitgevoerd worden nadat de trigger geactiveerd werd. Wil je de actie pas laten uitvoeren wanneer de trigger geactiveerd werd EN er aan een bepaalde voorwaarde wordt voldaan, dan gebruik je deze optie.
  • Klik rechts onderaan op Bewaren (indien je geen voorwaarden wil toevoegen).

• 
  
  • Voorwaarden: hier bepaal je wanneer of bij welke voorwaarden de actie plaats vindt, na het activeren van de trigger.
    • Deadline 'behandeld' vervalt over
    • Deadline 'ingediend' vervalt over
    • Dossier bevat formulier
    • Einde evenement
    • Iemand advies gegeven
    • Ikzelf advies gegeven
    • Laatste advies is
    • Naam
    • Start evenement
    • Status
    • Status van het dossier
    • Toegewezen aan
    • Verplicht
    • Waarde formulierveld
  • Vul de voorwaarden aan.
  • Klik onderaan rechts op Bewaren.