Welke instellingen zitten vervat onder de module Evenementen?

Bij de instellingen onder de module Evenementen stel je een aantal algemene instellingen in betreffende een evenementsaanvraag. Dit zijn dus algemene instellingen die gelden voor alle evenementsaanvragen.

• Selecteer Instellingen onder de module Evenementen in de linkernavigatie:
  • Algemeen
  • Standaard deelnemers van reacties (berichten)
  • Deelname burgers in berichten
  • Beheer evenementsecties (basisinfo)
  • UiT in Vlaanderen
  • Deadline
  • Locaties
  • Procesbibliotheek

Algemene instellingen

• Naam: Je kan de naam van de module zoals die in de linkernavigatie verschijnt aanpassen. Wanneer je de naam hier wijzigt, is dit zichtbaar in het dashboard van de aanvrager.
• Indienen van een dossier is altijd mogelijk: Met deze optie bepaal je over een dossier aangevraagd kan worden wanneer de deadline van formulieren overschreden wordt of niet.
• Burger kan een dossier annuleren: Met deze optie bepaal je of de aanvrager (burger) zijn aanvraag kan annuleren of niet. Verderop kan je een deadline bepalen voor het annuleren van een aanvraag.
• Burger kan een dossier verwijderen: Met deze optie bepaal je of de aanvrager (burger) zijn aanvraagdossier kan verwijderen of niet. Het verwijderen van een aanvraag is enkel mogelijk wanneer het nog niet ingediend werd.
• Keuzelijst verenigingen:Hier bepaal je welke keuzelijst de aanvrager standaard ziet wanneer hij een evenement aanvraagt voor een vereniging.
  • Volledige lijst met verenigingen (van alle gemeenten)
  • Initieel alleen verenigingen binnen gemeente met optie 'toon alles'
  • Initieel alleen verenigingen waar je lid van bent met optie 'toon alles'
  • Alleen verenigingen binnen gemeente
  • Alleen verenigingen waar je lid van bent

Standaard deelnemers van reacties

• Bepaal wie er standaard als ontvanger ingesteld staat bij het versturen van berichten op dossierniveau.
  • Klik op Gebruiker toevoegen of klik op het pijltje om een dienst of derde partij toe te voegen.

Deelname burgers in berichten

• Hier kan je bepalen of enkel de indiener of alle leden van een vereniging deelnemen bij het versturen van berichten op dossierniveau.

Beheer evenementsecties

Deze evenenemtsecties worden bij de aanvraag en in het dossieroverzicht als Algemene informatie.

Sommige van deze secties kan je instellen naar wens, andere bevatten vaste velden. Daarnaast kan je ze hier bij Instellingen ook van volgorde veranderen door de velden te verslepen.

• Algemene info: 
  • Labels: Bepaal hier wie labels aan een dossier kan toevoegen of niet.
    • Iedereen
    • Enkel aanvrager
    • Enkel beheerders
    • Niemand
  • Categorie: Bepaal hier wie de categorie van een evenement mag aanduiden of niet.
  • Publiceren of niet publiceren bij UiT in Vlaanderen: Bepaal hier wie bepaalt of een evenement gepubliceerd mag worden in UiT of niet.
• Tijdstip evenement
• Locatie
• Contactpersonen: Bepaal hier wie contactpersonen aan een dossier kan toevoegen of niet.

• Prijs en toegang
  • Toegankelijk voor: Bepaal hier wie kan aanduiden voor wie het evenement toegankelijk is.
  • Vooraf inschrijven: Bepaal hier wie kan invullen of men vooraf kan inschrijven.
  • UiTPAS-activiteit: Bepaal hier wie kan aanduiden of het om een UiTPAS-activiteit gaat of niet.
  • Vrijetijdscheques: Bepaal hier wie kan aanduiden of er betaald kan worden met vrijetijdscheques of niet.
• Documenten
  • Bestanden: Bepaal hier wie bestanden bij een aanvraag kan uploaden.
  • Afbeeldingen: Bepaal hier wie afbeeldingen bij een aanvraag kan uploaden.
• Extra  informatie: In een dossieraanvraag worden vanaf dit punt de ingestelde vragen toegevoegd.

UiT in Vlaanderen

Een volledig overzicht voor de instellingen in functie van UiT in Vlaanderen vind je hier.

Bij deze sectie onder Instellingen bij de module Evenementen bepaal je of

• een organisator een evenement zelf naar UiTinvlaanderen kan exporteren of niet,
• een organisator een evenement bij UiTinVlaanderen kan verwijderen. 

Dit gaat enkel over evenementen die via Flowlab naar UiTinVlaanderen geexporteerd worden. Een organisator kan ook rechtstreeks bij UiTinVlaanderen evenementen aanmaken, aanpassen of verwijderen.

Deadline

Via de instellingen onder de module Evenementen bepaal je de deadlines voor een evenementsaanvraag.

• Deadline voor het toevoegen van een dossier: Deze termijn bepaalt hoeveel tijd er tussen vandaag en de start van het evenement moet liggen. Het evenement kan ten vroegste over x-tijd plaatsvinden.
• Deadline voor het indienen van een dossier: Deze termijn bepaalt wanneer het dossier ten laatste ingediend moet zijn om verwerkt en goedgekeurd te kunnen worden. Het dossier moet ten laatste x-tijd voor het evenement ingediend zijn.
  • Aan deze deadline kan je acties en herinneringen koppelen. Bijvoorbeeld Stuur een mail 1 dag voordat de dealine verloopt en het dossier nog niet werd ingediend.
• Deadline voor het annuleren van een dossier: Wanneer de burger een aanvraag mag annuleren, kan het handig zijn hiervoor een termijn te bepalen. Dat doe je hier. Bijvoorbeeld de burger kan tot 10 dagen op voorhand annuleren.

Locaties

• Gebruiker kan locaties toevoegen: Hier bepaal je of een gebruiker al dan niet zelf locaties kan toevoegen.
  • Voor de publicatie in UiTinVlaanderen is een strenge controle voorzien bij de export om dubbele locaties in de databank te vermijden.
  • Wanneer je deze optie uitvinkt, kan je een mailadres invullen, zodat de gebruiker makkelijk contact kan opnemen met de dossierbeheerder om de locatie aan te maken.
• Beschikbare UiTinVlaanderen-categorieën per locatie: standaard worden deze allen aangevinkt, enkel actieve categorieën (waaraan een locatie werd gekoppeld) worden getoond.

Procesbibliotheek

Hier bepaal je of de ingegeven dossierflow van de module Evenementen gedeeld mag worden in een overkoepelende procesbibliotheek met andere gemeenten die Flowlab gebruiken.

• Klik onderaan rechts op Bewaren om alle instellingen te bewaren.