Hoe voeg ik een formulier ad hoc toe aan een evenementsaanvraag?

Formulieren vormen een essentieel onderdeel bij het opstellen van de aanvraagflow van een evenement. Afhankelijk van de informatie en de antwoorden die de aanvrager bij een evenementsaanvraag ingeeft, wordt er automatisch een reeks formulieren klaar gezet. 

Soms wordt er ook gewerkt met losse formulieren; formulieren die niet gekoppeld zijn aan een antwoord op een vraag tijdens de aanvraag.

Deze formulieren kan je op twee wijzen toevoegen aan het dossier:

• manueel (in te voegen door de dossierbeheerder) - voor een enkel dossier bepaal je dat het betreffende formulier ook ingevuld dient te worden.
• automatisch (in te stellen door de procedurebeheerder) - deze optie is te verkiezen indien het formulier bij meerdere dossiers moet worden toegevoegd.

Hoe voeg ik manueel een ad hoc formulier toe aan een evenementsaanvraag?

• Selecteer Evenementen onder de module Evenementen.
• Open het juiste dossier.
• Klik rechts bovenaan op Opties en kies Formulier ad hoc toevoegen.
• Formulier: selecteer het juiste formulier.
• Type eigenaar: 
  • Aanvrager van het dossier: in de meeste gevallen dient de aanvrager het formulier in te vullen.
  • Dienst: sommige formulieren worden door een dienst ingevuld.
  • Derde partij: sommige formulieren zijn bestemd voor derde partijen om in te vullen, zoals de brandweer voor een assessment.
  • Gebruiker: een andere gebruiker of medewerker dient het formulier in te vullen.
• Duid aan of het formulier verplicht in te vullen is of niet.
• Klik rechts onderaan op Formulier toevoegen.

Hoe voeg ik automatisch een ad hoc formulier toe aan een evenementsaanvraag?

• Selecteer Triggers en acties onder de module Evenementen.
• Klik op Actie toevoegen bij de systeemtrigger Een burger dient het evenement in.
• Kies de optie Formulier ad hoc toevoegen.
• Bepaal de actienaam.
• Selecteer het gewenste formulier.
• Duid het type eigenaar aan:
  • Aanvrager van het dossier: in de meeste gevallen dient de aanvrager het formulier in te vullen.
  • Dienst: sommige formulieren worden door een dienst ingevuld.
  • Derde partij: sommige formulieren zijn bestemd voor derde partijen om in te vullen, zoals de brandweer voor een assessment.
  • Gebruiker: een andere gebruiker of medewerker dient het formulier in te vullen.
• Vink aan of het formulier verplicht in te vullen is of niet.
• Bepaal wanneer de actie zich afspeelt:
  • Speelt af na manuele actie: in dit geval zal de dossierbeheerder bij de dossierflow deze actie moeten afvinken alvorens deze zich afspeelt.
  • Speelt automatisch af: in dit geval verloopt de actie automatisch nadat het dossier wordt ingediend.
• Ga hierna naar het volgende tabblad Voorwaarden.
  • Bepaal de voorwaarden wanneer dit formulier ad hoc toegevoegd wordt aan een dossier.
    • Bijvoorbeeld: vereniging gelijk aan ... - zo wordt het ad hoc formulier toegevoegd aan elk dossier van die vereniging.
• Klik rechts onderaan op Bewaren.

Mogelijks ook interessant:

Hoe werken triggers en acties?