Hoe werkt de koppeling met UiT in Vlaanderen?

Hoe wordt de koppeling met UiTinVlaanderen opgestart?

Om Flowlab te koppelen met UiTinVlaanderen, zodat de informatie over het evenement in Flowlab rechtstreeks doorstroomt naar UiTinVlaanderen zonder dubbele data-input, hebben we een API-key nodig. 

Hoe vraag je een API-key aan bij UiTinVlaanderen?

Om de API-key aan te vragen, moet je een projectaanvraag indienen bij de UiT databank. Je gaat daarna eerst aan de slag met een test-key. Pas wanneer deze goed werkt, kan je een live-key aanvragen.

• Surf naar https://projectaanvraag.uitdatabank.be/#!/login
• Kies voor Entry API.
• Log in met jullie UiT ID.
  • Je kan hiervoor ook een nieuw account aanmaken. We raden je hierbij aan om een algemeen mailadres te gebruiken, zodat alle collega's deze informatie kunnen gebruiken.
• Kies voor integratie toevoegen en vul de verdere details in:
  • Type integratie: Entry API
  • Naam integratie
  • Doel van de integratie: Digitaal evenementenloket met koppeling UiTdatabank
  • Website: gemeente.flowlab.be (gemeente = je eigen gemeente)
  • Inhoudelijk contact: contactpersoon bij de gemeente
  • Technisch contact: contactpersoon bij Pixeo: Iemants Inge - support@flowlab.be
  • Integratie aanmaken.
• Je project wordt aangemaakt en je ontvangt een test-key.
• Stuur de test-key door naar support@flowlab.be. Met deze test-key vervolledigen wij de koppeling met UiTinVlaanderen.
• Na de koppeling dien je als gemeente enkele testaanvragen in.
• Publiq (UiTinVlaanderen) dient deze testaanvragen te verifiëren opdat de koppeling goed werkt, alvorens zij toestemming geven voor een live-key.
• Stuur, na enkele testaanvragen, een mail naar helpdesk@publiq.be om de live-key aan te vragen.
• De live-key mag je daarna doorsturen naar support@flowlab.be om de koppeling tussen Flowlab en UiTinVlaanderen te finaliseren.

Hoe werkt de koppeling met UiTinVlaanderen?

Nadat de koppeling met UiTinVlaanderen finaal geactiveerd is, verschijnen er nieuwe mogelijkheden binnen de evenementenmodule in Flowlab.

Welke instellingen zijn specifiek voor de koppeling met UiTinVlaanderen?

Als procedurebeheerder bepaal je deels zelf hoe je de koppeling wil laten werken. Via Instellingen bij Evenementen in de linkernavigatie bepaal je hiervoor enkele zaken:

1. 
   
   • Gedeelte Beheer evenementsecties - algemene info (klik de pijltjes open voor meer informatie)
     • Wie mag bepalen of een evenement gepubliceerd wordt? 
       • Iedereen
       • Enkel aanvrager
       • Enkel beheerders
       • Niemand

• Gedeelte Beheer evenementsecties - Prijs en toegang
  • Wie mag aanduiden of het om een UiTpas-activiteit gaat?
    • Iedereen
    • Enkel aanvrager
    • Enkel beheerders
    • Niemand

• Gedeelte UiT in Vlaanderen: hier bepaal je of
  • een organisator van een evenement zelf kan exporteren naar UiTinVlaanderen of niet,
  • organisatoren evenementen kunnen verwijderen bij UiTinVlaanderen of niet.

Gebruik de slider om de optie te activeren of uit te zetten.

• Gedeelte locaties: hier bepaal je of
  • een gebruiker locaties kan toevoegen,
  • welke categorieën er voor locaties beschikbaar zijn (in functie van de koppeling met UiT in Vlaanderen).

Hoe koppel ik een vereniging met UiT?

Als procedurebeheerder koppel je verenigingen in Flowlab met UiT-organisaties, voor onder andere het juist toepassen van de UiTpas.

• Ga naar Verenigingen onder Basisdata in de linkernavigatie.
• Klik op de drie bolletjes achteraan de gewenste vereniging.
• Selecteer Koppel met UiT-organisatie.
• Kies de juiste UiT-organisatie.
• Klik op Selecteren.
• Het UiT-icoontje verschijnt bij de gekoppelde verenigingen.

Hoe exporteer ik een evenement naar UiTinVlaanderen?

Afhankelijk van de instellingen wordt het evenement door de aanvrager of de beheerder geexporteerd naar UiTinVlaanderen.

• Ga naar Evenementen bij de module evenementen.
• Selecteer het evenement dat geexporteerd moet worden naar UiTinVlaanderen.
• Bij de tabbladen staat nu rechts het tabblad Opties (of de knop Opties).
• Kies voor Exporteren naar UiT in Vlaanderen.
• Je krijgt nu een aantal velden om in te vullen alvorens je alle informatie doorgeeft aan UiT in Vlaanderen. Standaard worden alle gegevens overgenomen die ingegeven werden bij het aanmaken van het evenement, maar als je wil kan je de details hier nog bewerken. Deze aanpassingen worden dan enkel uitgevoerd bij de export naar UiT in Vlaanderen, dit verandert niets aan het dossier zelf.
  • Naam
  • Omschrijving
  • Categorie en thema
  • Tijdstip evenement
  • Vereniging
  • Locatie
  • Prijs en toegang
  • Afbeelding
• Klik op Exporteren.
• Na een eerste export, kan je via het tabblad Opties ook nog kiezen voor
  • Publicatie bewerken (wijzigen)
  • Evenement verwijderen bij UiTinVlaanderen

FAQ UiTinVlaanderen

• Wat als de vereniging geen eigen website heeft? 
  • Gebruik in Flowlab dezelfde URL als werd doorgegeven bij het registreren van de vereniging in de UiTdatabank. Dit kan bijvoorbeeld ook de URL van de facebookpagina zijn, zoals vermeld in het helpartikel van de UiTdatabank.